Hồ sơ HACCP gồm những gì? Doanh nghiệp cần chuẩn bị những tài liệu nào để xây dựng và chứng nhận HACCP? Hồ sơ HACCP có bắt buộc phải giống nhau giữa các doanh nghiệp không?
Đây là những câu hỏi thường gặp của các doanh nghiệp sản xuất, chế biến và kinh doanh thực phẩm khi bắt đầu triển khai HACCP.
Trên thực tế, không có một “bộ hồ sơ HACCP mẫu” duy nhất áp dụng cho mọi doanh nghiệp. Hồ sơ cần được xây dựng dựa trên sản phẩm, nguyên liệu, quy trình công nghệ, mối nguy, điều kiện nhà xưởng và cách doanh nghiệp thực tế kiểm soát an toàn thực phẩm.
Theo Codex Alimentarius, HACCP dựa trên 7 nguyên tắc gồm phân tích mối nguy, xác định CCP, thiết lập giới hạn tới hạn, giám sát, hành động khắc phục, xác minh và thiết lập hệ thống tài liệu, hồ sơ.
Vì vậy, một hệ thống hồ sơ HACCP tốt phải thể hiện được:
Doanh nghiệp kiểm soát mối nguy như thế nào – ai thực hiện – thực hiện ở đâu – khi nào – bằng phương pháp nào – và bằng chứng được lưu lại ở đâu.
- Hồ sơ HACCP là gì?
Hồ sơ HACCP là tập hợp các tài liệu và bằng chứng được doanh nghiệp xây dựng, thực hiện và lưu giữ để chứng minh hệ thống HACCP được thiết lập và vận hành.
Có thể chia thành hai nhóm lớn:
Tài liệu HACCP
Là những tài liệu quy định doanh nghiệp phải làm gì và làm như thế nào.
Ví dụ:
- Chính sách.
- Quy trình.
- Hướng dẫn.
- Kế hoạch HACCP.
- Phân tích mối nguy.
- Lưu đồ sản xuất.
Hồ sơ HACCP
Là bằng chứng chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện những gì.
Ví dụ:
- Phiếu kiểm tra nguyên liệu.
- Nhật ký nhiệt độ.
- Phiếu giám sát CCP.
- Hồ sơ vệ sinh.
- Hồ sơ đào tạo.
- Hồ sơ khắc phục.
Đây là điểm rất quan trọng:
Tài liệu quy định cách làm; hồ sơ chứng minh việc đã làm.
- Hồ sơ HACCP có giống nhau giữa các doanh nghiệp không?
Không.
Đây là nguyên tắc doanh nghiệp cần hiểu ngay từ đầu.
Ví dụ:
Nhà máy sản xuất bánh
Có thể có các công đoạn:
Trộn → Nướng → Làm nguội → Đóng gói
Nhà máy chế biến thủy sản
Có thể có:
Tiếp nhận → Sơ chế → Rửa → Chế biến → Cấp đông → Đóng gói
Hai doanh nghiệp có:
- Nguyên liệu khác nhau.
- Quy trình khác nhau.
- Mối nguy khác nhau.
- CCP có thể khác nhau.
- Biểu mẫu giám sát khác nhau.
Do đó:
Không nên sao chép nguyên bộ hồ sơ HACCP của doanh nghiệp khác.
Hồ sơ mẫu chỉ nên được sử dụng để tham khảo cấu trúc, sau đó điều chỉnh theo thực tế.
- Danh mục hồ sơ HACCP gồm những gì?
Một hệ thống hồ sơ HACCP có thể được chia thành các nhóm chính:
- Hồ sơ thông tin chung của doanh nghiệp.
- Hồ sơ đội HACCP.
- Hồ sơ đào tạo.
- Hồ sơ mô tả sản phẩm.
- Hồ sơ nguyên liệu.
- Hồ sơ quy trình sản xuất.
- Lưu đồ công nghệ.
- Phân tích mối nguy.
- Xác định CCP.
- Kế hoạch HACCP.
- Hồ sơ giám sát CCP.
- Hồ sơ hành động khắc phục.
- Hồ sơ xác minh.
- Hồ sơ vệ sinh.
- Hồ sơ kiểm soát côn trùng.
- Hồ sơ kiểm soát thiết bị.
- Hồ sơ kiểm soát nguyên liệu và nhà cung cấp.
- Hồ sơ truy xuất.
- Hồ sơ sản phẩm không phù hợp.
- Hồ sơ đánh giá nội bộ và cải tiến.
Tùy ngành nghề và phạm vi chứng nhận, danh mục thực tế có thể nhiều hoặc ít hơn.
- Nhóm 1: Hồ sơ thông tin chung của doanh nghiệp
Nhóm đầu tiên giúp xác định doanh nghiệp, địa điểm và phạm vi của hệ thống HACCP.
Có thể bao gồm:
- Tên doanh nghiệp.
- Địa chỉ.
- Địa điểm sản xuất.
- Ngành nghề.
- Sản phẩm.
- Quy mô sản xuất.
- Số lượng nhân sự.
- Phạm vi HACCP.
- Sơ đồ tổ chức.
- Phân công trách nhiệm.
Ví dụ phạm vi:
“Sản xuất và đóng gói thực phẩm chế biến tại nhà máy…”
Phạm vi cần phản ánh đúng hoạt động mà doanh nghiệp muốn đưa vào chứng nhận.
- Nhóm 2: Hồ sơ thành lập đội HACCP
Doanh nghiệp cần xác định những người chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì hệ thống.
Có thể chuẩn bị:
- Quyết định thành lập đội HACCP.
- Danh sách thành viên.
- Chức năng, nhiệm vụ.
- Phân công trách nhiệm.
- Hồ sơ năng lực.
- Hồ sơ đào tạo HACCP.
Đội HACCP có thể gồm:
- Đại diện lãnh đạo.
- QA/QC.
- Sản xuất.
- Kỹ thuật.
- Kho.
- Vệ sinh.
- Các bộ phận liên quan.
Điều quan trọng là đội HACCP phải có kiến thức phù hợp với sản phẩm và quy trình.
- Nhóm 3: Hồ sơ đào tạo HACCP
Doanh nghiệp nên lưu bằng chứng về việc đào tạo nhân sự.
Có thể bao gồm:
- Kế hoạch đào tạo.
- Nội dung đào tạo.
- Tài liệu đào tạo.
- Danh sách học viên.
- Thời gian đào tạo.
- Kết quả đánh giá nếu có.
- Chứng nhận/giấy xác nhận đào tạo nếu áp dụng.
Nội dung đào tạo có thể liên quan đến:
- Nguyên tắc HACCP.
- Mối nguy.
- CCP.
- Giám sát.
- Hành động khắc phục.
- Vệ sinh.
- Trách nhiệm của nhân viên.
- Nhóm 4: Hồ sơ mô tả sản phẩm
Đây là một phần rất quan trọng để thực hiện phân tích mối nguy.
Mỗi sản phẩm hoặc nhóm sản phẩm cần được mô tả phù hợp.
Thông tin có thể gồm:
- Tên sản phẩm.
- Thành phần.
- Nguyên liệu.
- Đặc tính sản phẩm.
- Phương pháp chế biến.
- Bao bì.
- Điều kiện bảo quản.
- Hạn sử dụng.
- Phương pháp phân phối.
- Đối tượng sử dụng.
- Cách sử dụng dự kiến.
Ví dụ với sản phẩm đông lạnh, điều kiện bảo quản và chuỗi lạnh sẽ có vai trò quan trọng.
- Nhóm 5: Hồ sơ nguyên liệu
Doanh nghiệp cần xác định và kiểm soát nguyên liệu đầu vào.
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Danh mục nguyên liệu.
- Tiêu chuẩn nguyên liệu.
- Yêu cầu nhà cung cấp.
- Danh sách nhà cung cấp được phê duyệt.
- Phiếu kiểm tra nguyên liệu.
- Hồ sơ tiếp nhận.
- Kết quả kiểm nghiệm khi cần.
- Hồ sơ đánh giá nhà cung cấp.
Mục tiêu là kiểm soát mối nguy ngay từ đầu vào.
- Nhóm 6: Hồ sơ lưu đồ quy trình sản xuất
Doanh nghiệp cần xây dựng lưu đồ công nghệ cho từng nhóm sản phẩm hoặc quy trình phù hợp.
Ví dụ:
Tiếp nhận nguyên liệu
↓
Kiểm tra
↓
Sơ chế
↓
Chế biến
↓
Làm nguội
↓
Đóng gói
↓
Bảo quản
↓
Xuất hàng
Sau khi xây dựng lưu đồ, cần xác nhận lưu đồ tại hiện trường để đảm bảo tài liệu phản ánh đúng thực tế.
- Nhóm 7: Hồ sơ phân tích mối nguy
Đây là một trong những tài liệu quan trọng nhất của HACCP.
Doanh nghiệp cần xem xét các mối nguy tại từng công đoạn.
Mối nguy sinh học
Ví dụ:
- Vi khuẩn.
- Virus.
- Nấm mốc.
- Ký sinh trùng.
Mối nguy hóa học
Ví dụ:
- Hóa chất.
- Dư lượng.
- Độc tố.
- Chất tẩy rửa.
- Chất gây dị ứng tùy trường hợp.
Mối nguy vật lý
Ví dụ:
- Kim loại.
- Thủy tinh.
- Nhựa.
- Đá.
- Dị vật.
Sau đó xác định:
- Mối nguy có đáng kể không?
- Nguyên nhân là gì?
- Biện pháp kiểm soát nào?
- Kiểm soát tại công đoạn nào?
- Nhóm 8: Hồ sơ xác định CCP
CCP – Critical Control Point là điểm kiểm soát tới hạn.
Doanh nghiệp cần có cơ sở để xác định CCP.
Hồ sơ có thể thể hiện:
| Công đoạn | Mối nguy | Biện pháp kiểm soát | CCP |
| Tiếp nhận | Vi sinh | Kiểm soát nguyên liệu | Có/Không |
| Chế biến | Vi sinh | Kiểm soát thông số | Có/Không |
| Đóng gói | Dị vật | Kiểm soát dị vật | Có/Không |
| Bảo quản | Vi sinh | Kiểm soát điều kiện | Có/Không |
Bảng trên chỉ là ví dụ minh họa.
CCP thực tế phải được xác định dựa trên sản phẩm, quy trình và phương pháp phân tích phù hợp.
- Nhóm 9: Kế hoạch HACCP
Đây là tài liệu tổng hợp cách doanh nghiệp kiểm soát các CCP.
Một bảng kế hoạch HACCP thường có thể bao gồm:
- CCP.
- Mối nguy được kiểm soát.
- Biện pháp kiểm soát.
- Giới hạn tới hạn.
- Phương pháp giám sát.
- Tần suất.
- Người chịu trách nhiệm.
- Hành động khắc phục.
- Hoạt động xác minh.
- Hồ sơ cần lưu.
Đây là một trong những tài liệu mà đoàn đánh giá thường đặc biệt quan tâm.
- Nhóm 10: Hồ sơ giới hạn tới hạn
Mỗi CCP cần có giới hạn tới hạn phù hợp.
Các thông số có thể liên quan đến:
- Nhiệt độ.
- Thời gian.
- pH.
- Độ ẩm.
- Hoạt độ nước.
- Thông số công nghệ khác.
Giới hạn tới hạn cần có căn cứ phù hợp, chẳng hạn:
- Quy định pháp luật.
- Tiêu chuẩn kỹ thuật.
- Tài liệu khoa học.
- Cơ sở công nghệ.
- Yêu cầu chuyên môn phù hợp.
Không nên lấy một con số từ hồ sơ mẫu rồi áp dụng máy móc cho doanh nghiệp.
- Nhóm 11: Hồ sơ giám sát CCP
Đây là bằng chứng doanh nghiệp thực sự vận hành HACCP.
Ví dụ:
- Phiếu theo dõi nhiệt độ.
- Nhật ký thời gian xử lý.
- Phiếu kiểm tra CCP.
- Nhật ký kiểm tra dị vật.
- Phiếu kiểm tra thông số công nghệ.
Một hồ sơ giám sát tốt cần thể hiện:
Ai?
Kiểm tra cái gì?
Kiểm tra khi nào?
Kết quả ra sao?
Nếu không đạt thì xử lý thế nào?
- Nhóm 12: Hồ sơ hành động khắc phục
Nếu CCP không đạt giới hạn tới hạn, doanh nghiệp phải có bằng chứng xử lý.
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Thời điểm phát hiện.
- Nội dung sai lệch.
- Sản phẩm liên quan.
- Người phát hiện.
- Hành động tức thời.
- Nguyên nhân.
- Biện pháp khắc phục.
- Kết quả xử lý.
- Người xác nhận.
Ví dụ:
Nhiệt độ bảo quản vượt giới hạn.
Doanh nghiệp cần thể hiện:
Phát hiện → Cách ly sản phẩm → Xác định nguyên nhân → Khắc phục → Đánh giá sản phẩm → Ghi nhận.
- Nhóm 13: Hồ sơ xác minh HACCP
Doanh nghiệp cần chứng minh hệ thống HACCP được kiểm tra và xác minh.
Có thể bao gồm:
- Kế hoạch xác minh.
- Biên bản xác minh.
- Kết quả kiểm tra.
- Đánh giá hồ sơ CCP.
- Đánh giá nội bộ.
- Kiểm nghiệm khi cần.
- Kiểm tra thiết bị đo.
- Xem xét hành động khắc phục.
Mục tiêu là trả lời:
“Làm thế nào doanh nghiệp biết hệ thống HACCP đang hoạt động hiệu quả?”
- Nhóm 14: Hồ sơ vệ sinh nhà xưởng
Đây là nhóm hồ sơ rất quan trọng.
Có thể bao gồm:
- Quy trình vệ sinh.
- Lịch vệ sinh.
- Checklist vệ sinh.
- Nhật ký vệ sinh.
- Người thực hiện.
- Người kiểm tra.
- Kết quả kiểm tra.
Đối tượng có thể gồm:
- Nhà xưởng.
- Thiết bị.
- Dụng cụ.
- Khu vực sản xuất.
- Kho.
- Khu vực phụ trợ.
- Nhóm 15: Hồ sơ vệ sinh cá nhân
Doanh nghiệp có thể xây dựng hồ sơ liên quan đến:
- Quy định vệ sinh cá nhân.
- Đồng phục.
- Găng tay.
- Khẩu trang.
- Rửa tay.
- Khám sức khỏe theo yêu cầu áp dụng.
- Đào tạo vệ sinh cá nhân.
- Kiểm tra việc tuân thủ.
Nhân viên phải hiểu rằng vệ sinh cá nhân là một phần của kiểm soát an toàn thực phẩm, không chỉ là yêu cầu hình thức.
- Nhóm 16: Hồ sơ kiểm soát côn trùng
Có thể bao gồm:
- Sơ đồ vị trí bẫy.
- Kế hoạch kiểm soát.
- Nhật ký kiểm tra.
- Kết quả kiểm tra.
- Hồ sơ xử lý.
- Hợp đồng dịch vụ nếu thuê bên ngoài.
- Báo cáo của đơn vị kiểm soát côn trùng.
Mục tiêu là kiểm soát nguy cơ nhiễm bẩn từ:
- Ruồi.
- Muỗi.
- Gián.
- Chuột.
- Côn trùng khác.
- Nhóm 17: Hồ sơ kiểm soát nước
Nếu nước được sử dụng trong sản xuất hoặc vệ sinh, doanh nghiệp cần xác định yêu cầu kiểm soát phù hợp.
Có thể gồm:
- Nguồn nước.
- Sơ đồ cấp nước.
- Kiểm tra chất lượng nước.
- Kết quả xét nghiệm khi áp dụng.
- Hồ sơ vệ sinh bể chứa.
- Hồ sơ xử lý nước nếu có.
- Nhóm 18: Hồ sơ kiểm soát thiết bị đo
Các thiết bị đo có thể ảnh hưởng đến việc kiểm soát CCP cần được quản lý phù hợp.
Ví dụ:
- Nhiệt kế.
- Cân.
- Máy đo pH.
- Thiết bị đo độ ẩm.
- Thiết bị đo khác.
Hồ sơ có thể bao gồm:
- Danh mục thiết bị.
- Mã thiết bị.
- Tình trạng.
- Kế hoạch kiểm tra.
- Hiệu chuẩn/kiểm tra.
- Kết quả.
- Xử lý khi thiết bị không phù hợp.
- Nhóm 19: Hồ sơ bảo trì thiết bị
Có thể bao gồm:
- Kế hoạch bảo trì.
- Nhật ký bảo trì.
- Phiếu sửa chữa.
- Kiểm tra sau sửa chữa.
- Đánh giá ảnh hưởng đến sản phẩm khi cần.
Mục tiêu là hạn chế thiết bị trở thành nguồn gây:
- Dị vật.
- Nhiễm bẩn.
- Sai lệch quá trình.
- Nhóm 20: Hồ sơ kiểm soát nhà cung cấp
Doanh nghiệp cần kiểm soát những nhà cung cấp có ảnh hưởng đến an toàn thực phẩm.
Có thể gồm:
- Danh sách nhà cung cấp.
- Tiêu chí lựa chọn.
- Đánh giá nhà cung cấp.
- Kết quả đánh giá.
- Theo dõi chất lượng nguyên liệu.
- Xử lý nhà cung cấp không phù hợp.
Đây là cách kiểm soát mối nguy ngay từ đầu chuỗi.
- Nhóm 21: Hồ sơ truy xuất nguồn gốc
Doanh nghiệp nên có khả năng xác định:
Nguyên liệu đến từ đâu?
và:
Sản phẩm đã được phân phối cho đâu?
Hồ sơ có thể gồm:
- Mã lô.
- Ngày sản xuất.
- Nguyên liệu sử dụng.
- Nhà cung cấp.
- Số lượng.
- Khách hàng.
- Lô thành phẩm.
Khả năng truy xuất giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn khi xảy ra sự cố.
- Nhóm 22: Hồ sơ sản phẩm không phù hợp
Khi phát hiện sản phẩm không đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp cần có quy trình xử lý.
Hồ sơ có thể gồm:
- Phiếu sản phẩm không phù hợp.
- Nguyên nhân.
- Số lượng.
- Lô hàng.
- Cách ly.
- Quyết định xử lý.
- Kết quả xử lý.
Các biện pháp có thể bao gồm:
- Tái chế nếu phù hợp.
- Xử lý.
- Tiêu hủy.
- Trả nhà cung cấp.
- Thu hồi.
Tùy tính chất sản phẩm và yêu cầu áp dụng.
- Nhóm 23: Hồ sơ thu hồi sản phẩm
Doanh nghiệp nên chuẩn bị quy trình và hồ sơ liên quan đến thu hồi khi cần.
Có thể gồm:
- Quy trình thu hồi.
- Danh sách liên hệ.
- Biên bản thu hồi.
- Danh sách sản phẩm.
- Lô sản phẩm.
- Số lượng.
- Khách hàng liên quan.
- Kết quả thu hồi.
Doanh nghiệp cũng có thể thực hiện diễn tập thu hồi để kiểm tra khả năng phản ứng của hệ thống nếu phù hợp.
- Nhóm 24: Hồ sơ đánh giá nội bộ
Trước khi mời tổ chức chứng nhận, doanh nghiệp nên thực hiện đánh giá nội bộ.
Hồ sơ có thể gồm:
- Kế hoạch đánh giá.
- Chương trình đánh giá.
- Checklist.
- Báo cáo.
- Điểm không phù hợp.
- Hành động khắc phục.
- Kết quả xác minh.
Đánh giá nội bộ giúp doanh nghiệp phát hiện:
Vấn đề trước khi đoàn đánh giá chứng nhận phát hiện.
- Nhóm 25: Hồ sơ xem xét và cải tiến
Doanh nghiệp nên có bằng chứng cho việc xem xét hệ thống và cải tiến khi cần.
Có thể gồm:
- Kết quả đánh giá.
- Phân tích sai lệch.
- Khiếu nại khách hàng.
- Sự cố an toàn thực phẩm.
- Kết quả xác minh.
- Đề xuất cải tiến.
- Hành động cải tiến.
HACCP không nên là một hệ thống:
“Làm một lần để lấy chứng chỉ rồi để đó.”
- Danh mục hồ sơ HACCP tham khảo
Doanh nghiệp có thể xây dựng danh mục tổng hợp như sau:
| STT | Nhóm hồ sơ | Ví dụ |
| 1 | Hồ sơ doanh nghiệp | Phạm vi, sơ đồ tổ chức |
| 2 | Đội HACCP | Quyết định, phân công |
| 3 | Đào tạo | Kế hoạch, danh sách |
| 4 | Sản phẩm | Mô tả sản phẩm |
| 5 | Nguyên liệu | Tiêu chuẩn, kiểm tra |
| 6 | Nhà cung cấp | Đánh giá nhà cung cấp |
| 7 | Quy trình | Lưu đồ công nghệ |
| 8 | Phân tích mối nguy | Bảng phân tích |
| 9 | CCP | Xác định CCP |
| 10 | Kế hoạch HACCP | Bảng kế hoạch |
| 11 | Giám sát | Nhật ký CCP |
| 12 | Khắc phục | Phiếu xử lý sai lệch |
| 13 | Xác minh | Hồ sơ xác minh |
| 14 | Vệ sinh | Checklist, nhật ký |
| 15 | Côn trùng | Nhật ký kiểm soát |
| 16 | Nước | Kết quả kiểm tra |
| 17 | Thiết bị đo | Hiệu chuẩn/kiểm tra |
| 18 | Bảo trì | Nhật ký bảo trì |
| 19 | Truy xuất | Hồ sơ lô |
| 20 | Không phù hợp | Phiếu xử lý |
| 21 | Thu hồi | Hồ sơ diễn tập/thu hồi |
| 22 | Đánh giá nội bộ | Báo cáo đánh giá |
| 23 | Cải tiến | Hồ sơ hành động |
Đây là danh mục tham khảo, không phải danh sách bắt buộc giống nhau cho mọi doanh nghiệp.
- Hồ sơ HACCP cần lưu trong bao lâu?
Không nên áp dụng một thời hạn duy nhất cho tất cả hồ sơ.
Thời gian lưu hồ sơ cần xem xét dựa trên:
- Quy định pháp luật.
- Yêu cầu khách hàng.
- Đặc tính sản phẩm.
- Hạn sử dụng.
- Chương trình chứng nhận.
- Chính sách của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nên xây dựng quy định kiểm soát và thời gian lưu giữ hồ sơ phù hợp.
- Hồ sơ HACCP bản giấy hay điện tử?
Có thể sử dụng:
Hồ sơ giấy
Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ và hệ thống đơn giản.
Hồ sơ điện tử
Có thể sử dụng:
- Excel.
- Phần mềm quản lý.
- Hệ thống lưu trữ nội bộ.
Điều quan trọng là hồ sơ phải:
- Dễ truy xuất.
- Được kiểm soát.
- Có người chịu trách nhiệm.
- Không dễ bị sửa đổi trái phép.
- Có khả năng bảo vệ dữ liệu.
- Có thể dùng Excel để quản lý hồ sơ HACCP không?
Có thể, nếu Excel được kiểm soát phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
Ví dụ có thể quản lý:
- Danh mục CCP.
- Nhật ký nhiệt độ.
- Danh sách đào tạo.
- Danh sách nhà cung cấp.
- Theo dõi thiết bị.
- Hồ sơ vệ sinh.
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần kiểm soát:
- Phiên bản file.
- Người nhập dữ liệu.
- Quyền sửa.
- Sao lưu.
- Tính toàn vẹn dữ liệu.
- Có cần tất cả hồ sơ HACCP ngay từ ngày đầu không?
Không nên chỉ tập trung vào việc “làm đủ giấy tờ”.
Điều quan trọng là xác định:
Hồ sơ nào thực sự cần thiết để chứng minh các biện pháp kiểm soát đang được thực hiện?
Ví dụ nếu doanh nghiệp có một CCP liên quan đến nhiệt độ thì cần có:
Thiết lập giới hạn
→ Quy định cách giám sát
→ Nhật ký giám sát
→ Hành động khi sai lệch
→ Xác minh
Như vậy hồ sơ tạo thành một chuỗi bằng chứng logic.
- Hồ sơ HACCP có cần đánh giá nội bộ không?
Nên có hoạt động xác minh phù hợp, trong đó đánh giá nội bộ có thể là một công cụ quan trọng.
Doanh nghiệp cần kiểm tra:
- Hồ sơ có được ghi không?
- Hồ sơ có đúng thực tế không?
- CCP có được giám sát không?
- Sai lệch có được xử lý không?
- Hệ thống có còn phù hợp không?
- Những lỗi thường gặp khi chuẩn bị hồ sơ HACCP
Lỗi 1: Sao chép hồ sơ trên mạng
Đây là lỗi rất phổ biến.
Hồ sơ phải phản ánh:
Sản phẩm + Quy trình + Nhà xưởng + Mối nguy thực tế.
Lỗi 2: Có quy trình nhưng không có hồ sơ
Ví dụ:
Có quy trình vệ sinh.
Nhưng:
Không có nhật ký vệ sinh.
Khi đó chưa có đủ bằng chứng chứng minh quy trình được thực hiện.
Lỗi 3: Hồ sơ ghi cho có
Ví dụ nhiệt độ ngày nào cũng giống hệt nhau trong nhiều tháng.
Đây có thể là dấu hiệu hồ sơ không phản ánh hoạt động thực tế.
Lỗi 4: Nhân viên không hiểu biểu mẫu
Có một biểu mẫu rất đẹp nhưng người thực hiện không biết:
- Ghi gì?
- Khi nào ghi?
- Nếu sai thì làm gì?
thì hệ thống khó vận hành hiệu quả.
Lỗi 5: Lưu đồ không đúng thực tế
Đây là lỗi có thể ảnh hưởng trực tiếp đến phân tích mối nguy.
Lỗi 6: Có CCP nhưng không giám sát
Đã xác định CCP thì phải có phương pháp kiểm soát và bằng chứng giám sát phù hợp.
Lỗi 7: Có sai lệch nhưng không có hành động khắc phục
Đây là điểm đoàn đánh giá có thể đặc biệt quan tâm.
- Hồ sơ HACCP có phải càng nhiều càng tốt?
Không.
Một hệ thống có hàng trăm biểu mẫu chưa chắc tốt hơn một hệ thống có số lượng hồ sơ hợp lý.
Điều quan trọng là:
Đúng – đủ – phù hợp – có bằng chứng thực hiện.
Doanh nghiệp nên tránh tình trạng:
Quá nhiều giấy tờ → nhân viên không ghi → hồ sơ không được duy trì.
Một hệ thống đơn giản nhưng được vận hành tốt thường có giá trị hơn một bộ hồ sơ rất dày nhưng chỉ nằm trong tủ.
- Làm thế nào để xây dựng hồ sơ HACCP phù hợp?
Có thể thực hiện theo 7 bước:
Bước 1
Xác định sản phẩm.
Bước 2
Xác định quy trình.
Bước 3
Xác định mối nguy.
Bước 4
Xác định CCP.
Bước 5
Xác định cách kiểm soát.
Bước 6
Xác định hồ sơ cần lưu.
Bước 7
Áp dụng và xác minh.
Có thể hình dung:
Mối nguy
→ Biện pháp kiểm soát
→ Giám sát
→ Hồ sơ
→ Xác minh
Đây chính là logic cốt lõi khi xây dựng hệ thống hồ sơ HACCP.
- Doanh nghiệp mới làm HACCP nên bắt đầu từ đâu?
Nếu doanh nghiệp chưa có hệ thống, không nên bắt đầu bằng việc tải một bộ hồ sơ mẫu.
Hãy bắt đầu bằng:
- Xác định sản phẩm
Sản phẩm là gì?
- Xác định quy trình
Sản phẩm được sản xuất như thế nào?
- Xác định mối nguy
Mối nguy nào có thể xuất hiện?
- Xác định cách kiểm soát
Kiểm soát ở đâu?
- Xác định CCP
Điểm nào cần kiểm soát tới hạn?
- Xây dựng hồ sơ
Cần ghi nhận bằng chứng gì?
- Áp dụng
Nhân viên thực hiện.
- Xác minh
Kiểm tra hệ thống có hoạt động không.
- Doanh nghiệp có thể tự xây dựng hồ sơ HACCP không?
Có, nếu doanh nghiệp có nhân sự được đào tạo và có năng lực phù hợp.
Ưu điểm:
- Chủ động.
- Hiểu rõ hệ thống.
- Giảm chi phí hỗ trợ bên ngoài.
- Dễ duy trì về lâu dài.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm, việc xây dựng từ đầu có thể gặp khó khăn ở:
- Phân tích mối nguy.
- Xác định CCP.
- Thiết lập giới hạn tới hạn.
- Xác định chương trình tiên quyết.
- Thiết kế biểu mẫu.
- Xác minh hệ thống.
Trong trường hợp đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng dịch vụ đào tạo hoặc hỗ trợ xây dựng hệ thống, đồng thời lựa chọn tổ chức chứng nhận phù hợp cho hoạt động đánh giá chứng nhận.
- Hồ sơ HACCP và chứng nhận HACCP có giống nhau không?
Không.
Hồ sơ HACCP là một phần bằng chứng của hệ thống.
Chứng nhận HACCP là kết quả của quá trình đánh giá chứng nhận theo chương trình áp dụng.
Có thể hiểu:
Doanh nghiệp xây dựng hệ thống
↓
Áp dụng
↓
Tạo hồ sơ/bằng chứng
↓
Đánh giá
↓
Khắc phục nếu có
↓
Quyết định chứng nhận
↓
Cấp chứng chỉ nếu đáp ứng yêu cầu
- Câu hỏi thường gặp về hồ sơ HACCP
Hồ sơ HACCP gồm những gì?
Thông thường gồm hồ sơ doanh nghiệp, đội HACCP, đào tạo, sản phẩm, nguyên liệu, lưu đồ, phân tích mối nguy, CCP, kế hoạch HACCP, giám sát, khắc phục, xác minh, vệ sinh, truy xuất và các hồ sơ vận hành liên quan.
Có bộ hồ sơ HACCP mẫu không?
Có nhiều mẫu tham khảo, nhưng doanh nghiệp không nên sử dụng nguyên mẫu mà không điều chỉnh theo thực tế.
Doanh nghiệp nhỏ có cần nhiều hồ sơ không?
Không nhất thiết. Hồ sơ cần phù hợp với quy mô, sản phẩm và mức độ phức tạp của hệ thống.
Hồ sơ HACCP có bắt buộc phải bằng giấy không?
Không nhất thiết. Có thể sử dụng hồ sơ điện tử nếu đáp ứng yêu cầu kiểm soát và lưu giữ.
Có cần lưu hồ sơ CCP không?
Có. Giám sát CCP cần có bằng chứng phù hợp để chứng minh việc kiểm soát được thực hiện.
Có cần hồ sơ vệ sinh không?
Doanh nghiệp cần có bằng chứng phù hợp về việc thực hiện các chương trình vệ sinh và các chương trình tiên quyết liên quan.
Hồ sơ HACCP có cần đánh giá nội bộ không?
Doanh nghiệp nên có hoạt động xác minh phù hợp để kiểm tra hiệu lực của hệ thống; đánh giá nội bộ là một công cụ quan trọng.
Có thể thuê đơn vị xây dựng hồ sơ HACCP không?
Có thể sử dụng dịch vụ đào tạo/hỗ trợ xây dựng hệ thống, nhưng doanh nghiệp vẫn cần hiểu và vận hành hệ thống trong thực tế.
- Kết luận: Hồ sơ HACCP không chỉ là một bộ tài liệu
Hồ sơ HACCP gồm nhiều nhóm tài liệu và bằng chứng, từ thông tin sản phẩm, lưu đồ, phân tích mối nguy, CCP, kế hoạch HACCP đến hồ sơ giám sát, khắc phục, xác minh, vệ sinh, đào tạo, truy xuất và kiểm soát nhà cung cấp.
Tuy nhiên, điều quan trọng nhất là:
Không có một bộ hồ sơ HACCP duy nhất phù hợp cho mọi doanh nghiệp.
Một bộ hồ sơ tốt phải trả lời được:
Doanh nghiệp sản xuất gì?
↓
Quy trình như thế nào?
↓
Mối nguy ở đâu?
↓
Kiểm soát bằng cách nào?
↓
Ai chịu trách nhiệm?
↓
Kết quả được ghi nhận ở đâu?
↓
Nếu sai lệch thì xử lý thế nào?
↓
Làm thế nào để xác minh hệ thống hiệu quả?
Vì vậy, doanh nghiệp nên ưu tiên xây dựng hồ sơ phù hợp với thực tế, thay vì chỉ tìm một bộ hồ sơ mẫu thật dày.
Dịch vụ đào tạo và chứng nhận ISO tại PQI
PQI đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý:
- Đào tạo nhận thức ISO.
- Đào tạo đánh giá viên nội bộ.
- Đánh giá chứng nhận.
- Đào tạo duy trì và cải tiến hệ thống.
Đội ngũ chuyên gia của PQI luôn hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận, mà còn vận hành hiệu quả hệ thống quản lý môi trường và tạo giá trị bền vững.
Liên hệ ngay với chúng tôi, Tel/Zalo: 0906259389
