Chứng chỉ bị đình chỉ tối đa sáu (6) tháng, trong trường hợp các điều kiện sau xảy ra:
- Hệ thống quản lý được chứng nhận của khách hàng đã liên tục hoặc nghiêm trọng không đáp ứng các yêu cầu chứng nhận, bao gồm các yêu cầu về hiệu quả của hệ thống
- Khách hàng được chứng nhận không cho phép đánh giá giám sát hoặc tái chứng nhận được thực hiện ở tần số yêu cầu
- Khách hàng được chứng nhận đã tự nguyện yêu cầu đình chỉ
- Sự không phù hợp lớn được tìm thấy trong các cuộc đánh giá đã không được thực hiện
- Các điểm không phù hợp nhỏ được tìm thấy trong các cuộc đánh giá không được đóng lại cho đến khi hết thời hạn xác định.
- Không tuân thủ các quy tắc chứng nhận
- Xác định các yêu cầu pháp lý không được thực hiện
- Không trả phí chứng nhận hoặc đánh giá
- Khách hàng có hành vi vi phạm nghiêm trọng gây ảnh hưởng đến môi trường, sức khỏe và an toàn con người, hoặc gây ra nguy cơ đáng kể đến cộng đồng.
- Khách hàng đang trong quá trình bị điều tra, thanh tra hoặc xử lý bởi cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền liên quan đến hành vi nêu trên.
- Các trường hợp khác theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc theo quy định pháp luật.
Việc đình chỉ chứng nhận được quyết định bởi Giám đốc (sau khi xem xét của ban thẩm xét) và được thông báo cho tổ chức bằng văn bản. Việc đình chỉ sẽ không vượt quá sáu (6) tháng.
Trong thời gian chứng chỉ bị đình chỉ, khách hàng không được phép:
- Sử dụng chứng chỉ trong bất kỳ hình thức tuyên bố, quảng cáo hoặc trình bày năng lực.
- Sử dụng dấu chứng nhận tương ứng.
Đồng nghĩa chứng nhận hệ thống quản lý của khách hàng tạm thời không hợp lệ. PQI Việt Nam sẽ thực hiện thông báo đình chỉ trên web hoặc trên phương tiện truyền thông
PQI Việt Nam sẽ khôi phục chứng nhận bị đình chỉ nếu vấn đề dẫn đến đình chỉ đã được giải quyết.
Việc không giải quyết các vấn đề dẫn đến việc đình chỉ trong một thời gian do PQI Việt Nam thiết lập, dẫn đến việc rút, giảm phạm vi chứng nhận hoặc thu hồi vĩnh viễn chứng chỉ.
Chứng chỉ bị hủy trong các điều kiện sau:
- Yêu cầu của tổ chức
- Tổ chức phá sản hoặc chấm dứt các hoạt động trong phạm vi chứng nhận
- Cơ quan hợp nhất của tổ chức được thay đổi
- Tổ chức không chấp nhận các điều kiện đình chỉ
- Tổ chức không loại bỏ các lý do đình chỉ
- Tổ chức không cho phép đánh giá cho đến khi kết thúc thời gian đình chỉ
- Trong các cuộc đánh giá tiếp theo để loại bỏ tình trạng đình chỉ thì thấy tổ chức đã không chấp nhận sự không phù hợp và tìm cách loại bỏ chúng trong các khoảng thời gian xác định
- Việc sử dụng sai chứng nhận và tổ chức sử dụng chứng nhận với các sản phẩm hoặc dịch vụ không được bao gồm trong phạm vi của chứng chỉ
- Sự thay đổi của tổ chức trên giấy chứng nhận
- Tổ chức không xác nhận ngày đánh giá giám sát
Nếu tổ chức không đăng ký đánh giá theo dõi trong vòng sáu (6) tháng sau khi đình chỉ chứng nhận của tổ chức, tổ chức có thể được cho phép thêm thời gian hoặc chứng chỉ có thể bị hủy.
Trong trường hợp chứng chỉ bị hủy, tổ chức cần thực hiện các yêu cầu sau đây. Thư hủy chứng chỉ có ngày hủy chính xác sẽ được chuẩn bị và gửi cho khách hàng và khách hàng sẽ được thông báo về các tình huống dưới đây
- Dừng việc sử dụng chứng chỉ và logo
- Từ bỏ tất cả các quyền trong phạm vi của chứng chỉ bị hủy
- Trả tiền cho chứng nhận và phí đánh giá chưa thanh toán
Tổ chức nên xóa logo khỏi bất kỳ thư từ và tài liệu giới thiệu nào trong một tháng sau khi hủy giấy chứng nhận. Nếu không thì PQI Việt Nam sẽ:
- Thông báo cho cơ quan công nhận có liên quan và các tổ chức chứng nhận khác
- Cung cấp thông tin qua các tổ chức phát sóng rằng tổ chức đang sử dụng chứng chỉ bất hợp pháp và vi phạm các điều khoản của thỏa thuận
- Thực hiện các hành động pháp lý để bồi thường thiệt hại vật chất hoặc đạo đức sẽ xảy ra vì lý do này
Hơn nữa, các chứng chỉ bị hủy và thông báo công khai được đưa ra khi tổ chức không yêu cầu xác nhận lại chứng chỉ, ngừng hoặc hủy cung cấp sản phẩm/ dịch vụ trong phạm vi chứng nhận
Tổ chức có thể tự nguyện đình chỉ hoặc rút toàn bộ hoặc một phần chứng nhận của mình bất cứ lúc nào bằng cách gửi thông báo bằng văn bản cho PQI Việt Nam
Yêu cầu phải nêu rõ những gì sẽ bị đình chỉ hoặc rút và phải chỉ ra lý do cho sự thay đổi. Yêu cầu thường sẽ được xử lý trong vòng 10 ngày. Sẽ có một khoản phí phải trả cho PQI Việt Nam tại thời điểm này.
PQI Việt Nam sẽ thực hiện các hành động và sửa đổi cần thiết đối với các tài liệu chứng nhận chính thức, thông tin công khai, ủy quyền sử dụng nhãn hiệu, v.v … để đảm bảo việc đình chỉ/ giảm/ rút được truyền đạt rõ ràng và chi tiết được nêu rõ trong tài liệu và thông tin công khai
Thu hẹp phạm vi chứng nhận.
PQI Việt Nam sẽ giảm phạm vi chứng nhận của khách hàng để loại trừ các phần không đáp ứng yêu cầu Khi một hệ thống quản lý khách hàng liên tục hoặc không thực hiện được các yêu cầu chứng nhận cho những phần của phạm vi chứng nhận. Bất kỳ sự giảm như vậy phải phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn được sử dụng để chứng nhận.
Khách hàng được chứng nhận PQI Việt Nam có thể tự nguyện giảm một phần chứng nhận của mình bất cứ lúc nào bằng cách gửi thông báo bằng văn bản cho PQI Việt Nam.
Yêu cầu phải nêu rõ những gì sẽ được bỏ và phải chỉ ra lý do cho sự thay đổi. Yêu cầu thường sẽ được xử lý trong vòng 10 ngày. Sẽ có một khoản phí phải trả cho PQI Việt Nam tại thời điểm này.
PQI Việt Nam sẽ thực hiện các hành động và sửa đổi cần thiết đối với các tài liệu chứng nhận chính thức, thông tin công khai, để đảm bảo việc thu gọn phạm vi được truyền đạt rõ ràng và chi tiết và được ghi rõ trong tài liệu và thông tin công khai.
