Sau khi xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp (OH&S), bước tiếp theo của doanh nghiệp là đăng ký đánh giá để được cấp chứng nhận ISO 45001.

Nhiều doanh nghiệp lần đầu triển khai thường băn khoăn:

• Đánh giá chứng nhận diễn ra trong bao lâu?
• Có bao nhiêu giai đoạn đánh giá?
• Đánh giá viên sẽ kiểm tra những gì?
• Nếu phát hiện điểm không phù hợp thì có được cấp chứng nhận không?

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ toàn bộ quy trình đánh giá chứng nhận ISO 45001 từ khi đăng ký đến khi được cấp chứng nhận và duy trì hiệu lực. 

Chứng nhận ISO 45001 là gì?

Chứng nhận ISO 45001 là việc một tổ chức chứng nhận độc lập đánh giá và xác nhận rằng doanh nghiệp đã xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý phù hợp với các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 45001.

Thông thường, giấy chứng nhận có hiệu lực 03 năm, với các cuộc đánh giá giám sát định kỳ trong thời gian hiệu lực.

Mục tiêu của đánh giá chứng nhận

Đánh giá chứng nhận nhằm xác định:

• Hệ thống có đáp ứng yêu cầu của ISO 45001 hay không.
• Hệ thống có được áp dụng trong thực tế hay chỉ tồn tại trên tài liệu.
• Doanh nghiệp có kiểm soát hiệu quả các mối nguy và rủi ro.
• Doanh nghiệp có thực hiện cải tiến liên tục.
• Hệ thống có đủ điều kiện để được cấp chứng nhận.

Tổng quan quy trình đánh giá chứng nhận ISO 45001

Một quy trình chứng nhận điển hình bao gồm các bước sau:

1. Đăng ký chứng nhận.
2. Xem xét hồ sơ đăng ký.
3. Đánh giá giai đoạn 1.
4. Khắc phục các vấn đề (nếu có).
5. Đánh giá giai đoạn 2.
6. Khắc phục điểm không phù hợp (nếu có).
7. Thẩm xét hồ sơ.
8. Cấp chứng nhận.
9. Đánh giá giám sát định kỳ.
10. Đánh giá tái chứng nhận.

Bước 1. Đăng ký chứng nhận

Doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký đến tổ chức chứng nhận.

Thông tin thường bao gồm:

• Tên doanh nghiệp.
• Địa điểm hoạt động.
• Phạm vi chứng nhận.
• Số lượng người lao động.
• Lĩnh vực hoạt động.
• Thông tin về hệ thống quản lý.

Tổ chức chứng nhận sẽ xem xét các thông tin này để xác định chương trình đánh giá phù hợp.

Bước 2. Xem xét hồ sơ và lập kế hoạch đánh giá

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, tổ chức chứng nhận sẽ:

• Xác định phạm vi đánh giá.
• Tính số ngày đánh giá.
• Thành lập đoàn đánh giá.
• Thống nhất lịch trình với doanh nghiệp.

Kế hoạch đánh giá thường nêu rõ:

• Thời gian.
• Địa điểm.
• Phòng ban được đánh giá.
• Thành viên đoàn đánh giá.
• Các hoạt động dự kiến.

Bước 3. Đánh giá giai đoạn 1 (Stage 1)

Đây là bước đánh giá mức độ sẵn sàng của doanh nghiệp.

Đoàn đánh giá sẽ xem xét:

• Phạm vi hệ thống.
• Chính sách OH&S.
• Mục tiêu.
• Quy trình và tài liệu.
• Kết quả đánh giá nội bộ.
• Biên bản xem xét của lãnh đạo.
• Mức độ sẵn sàng cho giai đoạn 2.

Mục tiêu của giai đoạn này là xác định doanh nghiệp đã chuẩn bị đầy đủ để bước vào đánh giá chính thức hay chưa.

Bước 4. Khắc phục sau giai đoạn 1

Nếu đoàn đánh giá phát hiện:

• Thiếu tài liệu.
• Hồ sơ chưa đầy đủ.
• Một số yêu cầu chưa đáp ứng.

Doanh nghiệp sẽ có thời gian để hoàn thiện trước khi chuyển sang giai đoạn 2.

Việc khắc phục sớm giúp giảm nguy cơ phát sinh nhiều điểm không phù hợp trong đánh giá chính thức.

Bước 5. Đánh giá giai đoạn 2 (Stage 2)

Đây là giai đoạn quan trọng nhất.

Đoàn đánh giá sẽ kiểm tra việc áp dụng hệ thống trong thực tế thông qua:

Quan sát hiện trường

Ví dụ:

• Nhà máy.
• Công trường.
• Văn phòng.
• Khu vực sản xuất.

Phỏng vấn

Đánh giá viên có thể phỏng vấn:

• Lãnh đạo.
• Quản lý.
• Nhân viên.
• Người lao động trực tiếp.

Các câu hỏi thường tập trung vào:

• Chính sách OH&S.
• Mối nguy tại vị trí làm việc.
• Biện pháp kiểm soát.
• Quy trình ứng phó khẩn cấp.
• Báo cáo sự cố.

Kiểm tra hồ sơ

Đánh giá viên sẽ xem xét:

• Hồ sơ đào tạo.
• Hồ sơ đánh giá rủi ro.
• Hồ sơ kiểm tra hiện trường.
• Hồ sơ bảo trì thiết bị.
• Hồ sơ điều tra sự cố.
• Hồ sơ hành động khắc phục.
• Hồ sơ đánh giá nội bộ.

Những nội dung thường được đánh giá

Một cuộc đánh giá ISO 45001 thường tập trung vào:

• Vai trò lãnh đạo.
• Bối cảnh tổ chức.
• Nhận diện mối nguy.
• Đánh giá rủi ro.
• Tuân thủ pháp luật.
• Mục tiêu OH&S.
• Đào tạo.
• Truyền thông.
• Kiểm soát vận hành.
• Quản lý nhà thầu.
• Chuẩn bị ứng phó khẩn cấp.
• Đánh giá nội bộ.
• Xem xét của lãnh đạo.
• Cải tiến liên tục.

Bước 6. Điểm không phù hợp và hành động khắc phục

Sau khi kết thúc đánh giá, doanh nghiệp có thể nhận:

• Điểm mạnh.
• Khuyến nghị cải tiến.
• Điểm không phù hợp (nếu có).

Các điểm không phù hợp thường được phân loại theo mức độ để doanh nghiệp có kế hoạch khắc phục phù hợp.

Doanh nghiệp cần:

• Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
• Thực hiện hành động khắc phục.
• Cung cấp bằng chứng cho tổ chức chứng nhận.
• Theo dõi hiệu lực của biện pháp đã thực hiện.

Bước 7. Thẩm xét và ra quyết định chứng nhận

Sau khi đoàn đánh giá hoàn thành báo cáo và doanh nghiệp đã xử lý các điểm không phù hợp theo yêu cầu, hồ sơ sẽ được chuyển sang bộ phận có thẩm quyền của tổ chức chứng nhận để xem xét độc lập.

Nếu kết quả đáp ứng yêu cầu, tổ chức chứng nhận sẽ ra quyết định cấp chứng nhận ISO 45001.

Bước 8. Cấp chứng nhận ISO 45001

Giấy chứng nhận thường ghi rõ:

• Tên doanh nghiệp.
• Địa chỉ.
• Phạm vi chứng nhận.
• Tiêu chuẩn áp dụng.
• Ngày cấp.
• Thời hạn hiệu lực.
• Thông tin của tổ chức chứng nhận.

Doanh nghiệp có thể sử dụng thông tin về chứng nhận theo đúng quy định của tổ chức chứng nhận và các yêu cầu liên quan.

Đánh giá giám sát hằng năm

Trong thời gian hiệu lực của chứng nhận, tổ chức chứng nhận sẽ thực hiện các cuộc đánh giá giám sát định kỳ.

Mục tiêu là xác nhận rằng hệ thống vẫn:

• Được duy trì.
• Được áp dụng.
• Được cải tiến.
• Tiếp tục đáp ứng yêu cầu của ISO 45001.

Phạm vi đánh giá giám sát thường tập trung vào các nội dung trọng yếu và những thay đổi của doanh nghiệp kể từ lần đánh giá trước.

Đánh giá tái chứng nhận

Trước khi chứng nhận hết hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tái chứng nhận.

Đoàn đánh giá sẽ xem xét:

• Hiệu quả của toàn bộ hệ thống.
• Kết quả cải tiến trong chu kỳ vừa qua.
• Khả năng duy trì và phát triển hệ thống trong giai đoạn tiếp theo.

Nếu đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp sẽ được cấp chứng nhận cho chu kỳ mới.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước ngày đánh giá?

Để quá trình đánh giá diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp nên:

• Đảm bảo hệ thống đã vận hành thực tế.
• Hoàn thành đánh giá nội bộ.
• Tổ chức xem xét của lãnh đạo.
• Cập nhật đánh giá rủi ro.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và bằng chứng.
• Thông báo lịch đánh giá cho các bộ phận liên quan.
• Đảm bảo nhân sự chủ chốt sẵn sàng tham gia phỏng vấn.

Những sai lầm cần tránh

• Chỉ chuẩn bị hồ sơ ngay trước ngày đánh giá.
• Không đào tạo người lao động.
• Hồ sơ không phản ánh đúng thực tế.
• Đánh giá nội bộ mang tính hình thức.
• Không theo dõi việc khắc phục các điểm không phù hợp.
• Thiếu sự tham gia của lãnh đạo.
• Không cập nhật các thay đổi về pháp luật hoặc hoạt động của doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Đánh giá chứng nhận ISO 45001 kéo dài bao lâu?

Thời gian đánh giá phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, số lượng lao động, số địa điểm và mức độ rủi ro của hoạt động. Tổ chức chứng nhận sẽ xác định số ngày đánh giá theo các quy định áp dụng.

Nếu có điểm không phù hợp thì có được cấp chứng nhận không?

Có thể. Doanh nghiệp thường được yêu cầu thực hiện hành động khắc phục và cung cấp bằng chứng theo thời hạn quy định. Việc cấp chứng nhận phụ thuộc vào kết quả xem xét sau khi các yêu cầu này được đáp ứng.

Doanh nghiệp có cần đánh giá lại hằng năm không?

Có. Trong thời gian hiệu lực của chứng nhận, doanh nghiệp sẽ được đánh giá giám sát định kỳ. Hết chu kỳ hiệu lực, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá tái chứng nhận để duy trì chứng nhận.

Kết luận

Quy trình đánh giá chứng nhận ISO 45001 không chỉ nhằm xác nhận doanh nghiệp đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn mà còn giúp đánh giá mức độ hiệu quả của hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp trong thực tế. Từ giai đoạn đăng ký, đánh giá tài liệu, đánh giá hiện trường đến giám sát và tái chứng nhận, mỗi bước đều hướng tới mục tiêu xây dựng một môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu rủi ro và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng, vận hành hệ thống thực chất và duy trì các hoạt động đánh giá nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp tăng khả năng đạt chứng nhận ngay từ lần đánh giá đầu tiên và khai thác tối đa giá trị của ISO 45001 trong quá trình phát triển bền vững.

Dịch vụ đào tạo và chứng nhận ISO tại PQI

PQI đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý:

• Đào tạo nhận thức ISO.
• Đào tạo đánh giá viên nội bộ.
• Đánh giá chứng nhận.
• Đào tạo duy trì và cải tiến hệ thống.

Đội ngũ chuyên gia của PQI luôn hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận, mà còn vận hành hiệu quả hệ thống quản lý môi trường và tạo giá trị bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi, Tel/Zalo: 0906259389