Một trong những câu hỏi phổ biến nhất của doanh nghiệp khi bắt đầu xây dựng Hệ thống quản lý An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp ISO 45001 là:

ISO 45001 yêu cầu những hồ sơ và tài liệu nào?

Nhiều doanh nghiệp cho rằng ISO 45001 quy định một bộ tài liệu cố định giống các phiên bản tiêu chuẩn cũ. Tuy nhiên, thực tế không phải vậy.

ISO 45001 áp dụng cách tiếp cận linh hoạt thông qua khái niệm “thông tin dạng văn bản (Documented Information)”, cho phép doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài liệu phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động và mức độ rủi ro của mình.

Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ các loại hồ sơ và tài liệu cần thiết để triển khai và duy trì ISO 45001 hiệu quả.

ISO 45001 có quy định bắt buộc bao nhiêu quy trình không?

Câu trả lời là Không.

ISO 45001 không quy định doanh nghiệp phải xây dựng một số lượng quy trình hoặc biểu mẫu cố định.

Thay vào đó, doanh nghiệp cần xây dựng các thông tin dạng văn bản cần thiết để:

• Đảm bảo hệ thống được vận hành hiệu quả.
• Chứng minh việc đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Cung cấp bằng chứng cho các hoạt động đã thực hiện.

Điều này giúp doanh nghiệp tránh tình trạng xây dựng quá nhiều tài liệu nhưng khó áp dụng vào thực tế.

Phân biệt tài liệu và hồ sơ trong ISO 45001

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa hai khái niệm này.

Tài liệu (Documents)

Là những thông tin hướng dẫn cách thực hiện công việc, ví dụ:

• Chính sách.
• Quy trình.
• Quy định.
• Hướng dẫn công việc.
• Biểu mẫu chưa sử dụng.

Hồ sơ (Records)

Là bằng chứng chứng minh công việc đã được thực hiện, ví dụ:

• Biên bản họp.
• Phiếu đánh giá rủi ro.
• Hồ sơ đào tạo.
• Nhật ký kiểm tra.
• Báo cáo sự cố.
• Biên bản đánh giá nội bộ.

Việc phân biệt rõ tài liệu và hồ sơ giúp doanh nghiệp xây dựng hệ thống khoa học và dễ quản lý.

Danh mục tài liệu cần xây dựng

1. Chính sách An toàn và Sức khỏe nghề nghiệp

Đây là tài liệu nền tảng của hệ thống.

Chính sách cần thể hiện cam kết của lãnh đạo về:

• Bảo vệ người lao động.
• Loại bỏ mối nguy.
• Giảm thiểu rủi ro.
• Tuân thủ pháp luật.
• Cải tiến liên tục.

2. Mục tiêu OH&S

Doanh nghiệp cần xác định:

• Mục tiêu cụ thể.
• Chỉ tiêu đo lường.
• Người chịu trách nhiệm.
• Thời hạn hoàn thành.
• Phương pháp theo dõi.

Ví dụ:

• Giảm 20% số vụ tai nạn lao động.
• 100% người lao động được đào tạo an toàn.
• 100% thiết bị có yêu cầu nghiêm ngặt được kiểm định đúng hạn.

3. Phạm vi áp dụng hệ thống

Doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Địa điểm áp dụng.
• Hoạt động áp dụng.
• Sản phẩm, dịch vụ.
• Các giới hạn (nếu có).

4. Quy trình nhận diện mối nguy và đánh giá rủi ro

Đây là tài liệu quan trọng nhất của ISO 45001.

Quy trình cần quy định:

• Phương pháp nhận diện mối nguy.
• Tiêu chí đánh giá rủi ro.
• Cách xác định biện pháp kiểm soát.
• Tần suất rà soát.

5. Quy trình kiểm soát vận hành

Quy định cách kiểm soát:

• Máy móc.
• Thiết bị.
• Nhà thầu.
• Công việc có rủi ro cao.
• Hoạt động thuê ngoài.

6. Quy trình ứng phó tình huống khẩn cấp

Bao gồm:

• Cháy nổ.
• Tai nạn lao động.
• Rò rỉ hóa chất.
• Mất điện.
• Thiên tai.
• Các tình huống khẩn cấp khác phù hợp với doanh nghiệp.

7. Quy trình đánh giá nội bộ

Quy định:

• Lập kế hoạch.
• Thực hiện đánh giá.
• Báo cáo kết quả.
• Theo dõi hành động khắc phục.

8. Quy trình hành động khắc phục

Bao gồm:

• Tiếp nhận điểm không phù hợp.
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ.
• Lập kế hoạch khắc phục.
• Theo dõi hiệu lực.

9. Quy trình kiểm soát thông tin dạng văn bản

Quy định:

• Ban hành.
• Sửa đổi.
• Phân phối.
• Thu hồi.
• Lưu trữ.
• Hủy bỏ tài liệu.

Danh mục hồ sơ cần lưu giữ

Hồ sơ đánh giá rủi ro

Bao gồm:

• Danh mục mối nguy.
• Kết quả đánh giá rủi ro.
• Biện pháp kiểm soát.
• Kết quả rà soát định kỳ.

Hồ sơ đào tạo

• Kế hoạch đào tạo.
• Danh sách học viên.
• Nội dung đào tạo.
• Phiếu đánh giá kết quả.
• Chứng chỉ (nếu có).

Hồ sơ năng lực

• Bằng cấp.
• Chứng chỉ.
• Kinh nghiệm.
• Hồ sơ đánh giá năng lực.

Hồ sơ truyền thông

• Thông báo.
• Cuộc họp.
• Nội dung tuyên truyền.
• Ý kiến của người lao động.

Hồ sơ kiểm tra hiện trường

• Nhật ký kiểm tra.
• Biên bản kiểm tra.
• Hình ảnh.
• Phiếu khắc phục.

Hồ sơ bảo trì và kiểm định thiết bị

• Kế hoạch bảo trì.
• Phiếu bảo trì.
• Chứng nhận kiểm định.
• Nhật ký sửa chữa.

Hồ sơ ứng phó khẩn cấp

• Kế hoạch ứng phó.
• Biên bản diễn tập.
• Kết quả đánh giá sau diễn tập.
• Hành động cải tiến.

Hồ sơ điều tra tai nạn và sự cố

• Báo cáo sự cố.
• Điều tra nguyên nhân.
• Hành động khắc phục.
• Theo dõi hiệu lực.

Hồ sơ đánh giá nội bộ

• Kế hoạch đánh giá.
• Báo cáo đánh giá.
• Điểm không phù hợp.
• Kết quả khắc phục.

Hồ sơ xem xét của lãnh đạo

Bao gồm:

• Chương trình họp.
• Báo cáo đầu vào.
• Biên bản họp.
• Quyết định cải tiến.
• Phân công thực hiện.

Những biểu mẫu nên có

Doanh nghiệp nên xây dựng các biểu mẫu như:

• Phiếu đánh giá rủi ro.
• Phiếu nhận diện mối nguy.
• Phiếu kiểm tra hiện trường.
• Phiếu báo cáo sự cố.
• Phiếu điều tra tai nạn.
• Phiếu hành động khắc phục.
• Phiếu đào tạo.
• Danh mục văn bản pháp luật.
• Phiếu đánh giá tuân thủ pháp luật.
• Checklist đánh giá nội bộ.

Các biểu mẫu nên được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng và thống nhất trong toàn doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có cần xây dựng Sổ tay ISO 45001 không?

ISO 45001 không bắt buộc phải có Sổ tay OH&S.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn xây dựng sổ tay vì:

• Giúp giới thiệu tổng quan hệ thống.
• Dễ đào tạo nhân viên mới.
• Thuận tiện khi làm việc với khách hàng hoặc tổ chức chứng nhận.

Nếu xây dựng, sổ tay nên ngắn gọn và phản ánh đúng thực tế.

Những sai lầm thường gặp khi xây dựng tài liệu

• Sao chép tài liệu của doanh nghiệp khác.
• Viết quá nhiều quy trình nhưng không áp dụng.
• Biểu mẫu quá phức tạp.
• Hồ sơ lưu không đầy đủ.
• Không cập nhật khi có thay đổi.
• Không kiểm soát phiên bản tài liệu.
• Chỉ chuẩn bị tài liệu trước ngày đánh giá.

Một hệ thống tài liệu hiệu quả phải hỗ trợ công việc hằng ngày, không trở thành gánh nặng cho người sử dụng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

ISO 45001 có quy định số lượng tài liệu bắt buộc không?

Không. Tiêu chuẩn không quy định số lượng cụ thể mà yêu cầu doanh nghiệp duy trì các thông tin dạng văn bản cần thiết để vận hành và chứng minh sự phù hợp của hệ thống.

Có cần in toàn bộ tài liệu thành bản giấy không?

Không bắt buộc. Doanh nghiệp có thể quản lý tài liệu ở dạng điện tử, miễn là đảm bảo việc kiểm soát, truy cập, cập nhật và lưu trữ theo quy định nội bộ.

Có thể tích hợp tài liệu ISO 45001 với ISO 9001 và ISO 14001 không?

Có. Việc xây dựng Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) giúp giảm trùng lặp tài liệu, thống nhất quy trình và tiết kiệm chi phí quản lý.

Kết luận

ISO 45001 không yêu cầu doanh nghiệp xây dựng thật nhiều tài liệu mà yêu cầu xây dựng đúng và đủ các thông tin dạng văn bản cần thiết để hệ thống hoạt động hiệu quả. Một bộ tài liệu phù hợp cần phản ánh đúng thực tế hoạt động, hỗ trợ người lao động thực hiện công việc an toàn và cung cấp bằng chứng rõ ràng trong quá trình đánh giá.

Doanh nghiệp nên ưu tiên sự đơn giản, dễ áp dụng và thường xuyên cập nhật hệ thống tài liệu theo những thay đổi về hoạt động, công nghệ và quy định pháp luật. Đây chính là nền tảng giúp duy trì hệ thống ISO 45001 hiệu quả và nâng cao khả năng đạt chứng nhận cũng như cải tiến liên tục.

Dịch vụ đào tạo và chứng nhận ISO tại PQI

PQI đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý:

• Đào tạo nhận thức ISO.
• Đào tạo đánh giá viên nội bộ.
• Đánh giá chứng nhận.
• Đào tạo duy trì và cải tiến hệ thống.

Đội ngũ chuyên gia của PQI luôn hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận, mà còn vận hành hiệu quả hệ thống quản lý môi trường và tạo giá trị bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi, Tel/Zalo: 0906259389