Nhiều doanh nghiệp đầu tư đáng kể về thời gian, nhân lực và chi phí để triển khai ISO 45001, nhưng vẫn phát sinh nhiều điểm không phù hợp trong quá trình đánh giá chứng nhận. Thậm chí, có trường hợp phải đánh giá lại do hệ thống chưa đáp ứng yêu cầu của tiêu chuẩn.

Điều đáng nói là phần lớn các nguyên nhân này đều có thể phòng tránh nếu doanh nghiệp hiểu rõ yêu cầu của ISO 45001 và chuẩn bị đầy đủ trước khi đánh giá.

Dưới đây là 10 lỗi phổ biến nhất khiến doanh nghiệp không đạt chứng nhận ISO 45001 và các giải pháp khắc phục.

1. Chỉ xây dựng hồ sơ mà không áp dụng thực tế

Đây là lỗi phổ biến nhất.

Một số doanh nghiệp:

• Soạn đầy đủ quy trình.
• In nhiều biểu mẫu.
• Chuẩn bị hồ sơ đẹp.

Nhưng khi đánh giá viên phỏng vấn người lao động hoặc quan sát hiện trường thì:

• Quy trình không được thực hiện.
• Nhân viên không biết quy định.
• Hồ sơ và thực tế không thống nhất.

Giải pháp

• Áp dụng quy trình vào hoạt động hằng ngày.
• Đào tạo toàn bộ nhân viên.
• Thu thập bằng chứng thực tế.

2. Nhận diện mối nguy chưa đầy đủ

ISO 45001 yêu cầu doanh nghiệp phải nhận diện tất cả các mối nguy liên quan đến hoạt động của mình.

Nhiều doanh nghiệp chỉ đánh giá các rủi ro dễ thấy mà bỏ sót:

• Công việc bảo trì.
• Nhà thầu.
• Người đến làm việc.
• Công việc không thường xuyên.
• Hoạt động khẩn cấp.

Điều này khiến hệ thống kiểm soát rủi ro không đầy đủ.

Giải pháp

• Rà soát toàn bộ quá trình làm việc.
• Cập nhật danh mục mối nguy khi có thay đổi.
• Tham khảo ý kiến người lao động và các bộ phận liên quan.

3. Đánh giá rủi ro mang tính hình thức

Một số doanh nghiệp sử dụng cùng một mẫu đánh giá cho mọi vị trí hoặc sao chép từ đơn vị khác.

Hậu quả là:

• Mức độ rủi ro không phản ánh đúng thực tế.
• Biện pháp kiểm soát không phù hợp.
• Khó ưu tiên nguồn lực cho các rủi ro quan trọng.

Giải pháp

• Xây dựng tiêu chí đánh giá phù hợp với doanh nghiệp.
• Định kỳ xem xét và cập nhật khi có thay đổi về công nghệ, thiết bị hoặc quy trình.

4. Không tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật

ISO 45001 yêu cầu doanh nghiệp xác định và đáp ứng các yêu cầu pháp luật liên quan.

Một số lỗi thường gặp:

• Thiếu hồ sơ kiểm định thiết bị.
• Thiếu giấy phép theo quy định.
• Chưa tổ chức huấn luyện an toàn lao động.
• Chưa khám sức khỏe định kỳ theo quy định.
• Thiếu hồ sơ quan trắc môi trường lao động (nếu thuộc diện phải thực hiện).

Giải pháp

• Lập danh mục văn bản pháp luật áp dụng.
• Theo dõi cập nhật định kỳ.
• Đánh giá mức độ tuân thủ ít nhất mỗi năm.

5. Thiếu sự cam kết của lãnh đạo

ISO 45001 nhấn mạnh vai trò của lãnh đạo cao nhất.

Nếu lãnh đạo:

• Không tham gia xây dựng mục tiêu.
• Không bố trí nguồn lực.
• Không theo dõi hiệu quả hệ thống.
• Không tham gia xem xét của lãnh đạo.

thì hệ thống thường chỉ hoạt động mang tính hình thức.

Giải pháp

Lãnh đạo cần:

• Ban hành chính sách.
• Định hướng mục tiêu.
• Tham gia xem xét hệ thống.
• Thúc đẩy văn hóa an toàn trong doanh nghiệp.

6. Người lao động chưa được đào tạo đầy đủ

Đánh giá viên thường phỏng vấn trực tiếp người lao động.

Nếu nhân viên:

• Không hiểu chính sách OH&S.
• Không biết mối nguy tại vị trí làm việc.
• Không biết quy trình ứng phó khẩn cấp.
• Không biết cách báo cáo sự cố.

đây sẽ là dấu hiệu cho thấy hệ thống chưa được triển khai hiệu quả.

Giải pháp

• Đào tạo định kỳ.
• Đánh giá hiệu quả sau đào tạo.
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ và bằng chứng.

7. Không thực hiện đánh giá nội bộ hoặc đánh giá không hiệu quả

Một số doanh nghiệp:

• Không thực hiện đánh giá nội bộ.
• Chỉ đánh giá trên hồ sơ.
• Không kiểm tra tại hiện trường.
• Không theo dõi việc khắc phục.

Điều này khiến nhiều điểm không phù hợp chỉ được phát hiện khi tổ chức chứng nhận tiến hành đánh giá.

Giải pháp

• Lập kế hoạch đánh giá hằng năm.
• Đào tạo đánh giá viên nội bộ.
• Kiểm tra cả hồ sơ và hiện trường.
• Theo dõi việc khắc phục đến khi hoàn thành.

8. Thiếu bằng chứng về việc thực hiện

ISO 45001 yêu cầu doanh nghiệp duy trì các thông tin dạng văn bản cần thiết.

Một số bằng chứng thường bị thiếu gồm:

• Hồ sơ đào tạo.
• Biên bản kiểm tra an toàn.
• Hồ sơ bảo trì thiết bị.
• Nhật ký kiểm tra hiện trường.
• Biên bản diễn tập ứng phó khẩn cấp.
• Hồ sơ hành động khắc phục.

Giải pháp

• Thiết lập quy trình quản lý hồ sơ.
• Quy định rõ trách nhiệm lưu giữ.
• Kiểm tra định kỳ tính đầy đủ và cập nhật của hồ sơ.

9. Không thực hiện xem xét của lãnh đạo

Nhiều doanh nghiệp bỏ qua hoặc thực hiện sơ sài hoạt động xem xét của lãnh đạo.

Trong khi đó, đây là yêu cầu bắt buộc nhằm:

• Đánh giá hiệu lực hệ thống.
• Xem xét mục tiêu.
• Đánh giá kết quả hoạt động.
• Quyết định các hành động cải tiến.

Giải pháp

• Tổ chức họp xem xét theo kế hoạch.
• Chuẩn bị đầy đủ nội dung và dữ liệu.
• Lưu giữ biên bản và quyết định của lãnh đạo.

10. Không cải tiến liên tục

Một hệ thống ISO 45001 chỉ thực sự hiệu quả khi được cải tiến liên tục.

Một số doanh nghiệp sau khi xây dựng hệ thống:

• Không cập nhật khi có thay đổi.
• Không đánh giá hiệu quả biện pháp kiểm soát.
• Không phân tích nguyên nhân gốc rễ của sự cố.
• Không theo dõi hành động khắc phục.

Điều này khiến các điểm không phù hợp lặp lại trong các kỳ đánh giá.

Giải pháp

• Áp dụng chu trình PDCA (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động).
• Theo dõi KPI về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp.
• Cập nhật hệ thống khi có thay đổi về hoạt động hoặc quy định pháp luật.

Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã sẵn sàng đánh giá chứng nhận

Trước khi đăng ký đánh giá, doanh nghiệp nên tự kiểm tra:

• Hệ thống đã vận hành ổn định.
• Nhân viên hiểu và thực hiện đúng quy trình.
• Mối nguy và rủi ro được cập nhật đầy đủ.
• Hồ sơ được lưu giữ đầy đủ.
• Đã thực hiện đánh giá nội bộ.
• Đã tổ chức xem xét của lãnh đạo.
• Các điểm không phù hợp đã được khắc phục và xác nhận hiệu lực.

Nếu đáp ứng được các nội dung trên, khả năng đạt chứng nhận ngay từ lần đánh giá đầu tiên sẽ cao hơn.

Cách phòng tránh các lỗi phổ biến

Để tăng khả năng đạt chứng nhận, doanh nghiệp nên:

• Xây dựng hệ thống dựa trên hoạt động thực tế.
• Đào tạo toàn bộ người lao động.
• Đánh giá rủi ro thường xuyên.
• Duy trì hồ sơ đầy đủ.
• Thực hiện đánh giá nội bộ định kỳ.
• Theo dõi việc khắc phục đến khi hoàn tất.
• Cải tiến liên tục dựa trên dữ liệu và kết quả đánh giá.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Nếu có điểm không phù hợp thì doanh nghiệp có bị trượt chứng nhận không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Sau khi đánh giá, doanh nghiệp thường có thời gian để phân tích nguyên nhân, thực hiện hành động khắc phục và cung cấp bằng chứng cho tổ chức chứng nhận. Kết quả cuối cùng phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng của điểm không phù hợp và hiệu quả của việc khắc phục.

ISO 45001 có yêu cầu không được xảy ra tai nạn lao động không?

Không. Tiêu chuẩn không yêu cầu doanh nghiệp phải hoàn toàn không có tai nạn lao động. Điều quan trọng là doanh nghiệp có hệ thống để nhận diện mối nguy, kiểm soát rủi ro, điều tra sự cố, thực hiện hành động khắc phục và cải tiến nhằm giảm khả năng tái diễn.

Doanh nghiệp nên đánh giá nội bộ bao lâu một lần?

Tần suất đánh giá phụ thuộc vào quy mô và mức độ rủi ro của doanh nghiệp. Thông thường nên thực hiện ít nhất một lần mỗi năm, đồng thời có thể tăng tần suất đối với các khu vực hoặc hoạt động có rủi ro cao.

Kết luận

Không đạt chứng nhận ISO 45001 thường không xuất phát từ việc thiếu tài liệu mà chủ yếu do hệ thống chưa được triển khai và vận hành hiệu quả. Những lỗi như nhận diện mối nguy chưa đầy đủ, đánh giá rủi ro mang tính hình thức, thiếu cam kết của lãnh đạo, đào tạo chưa hiệu quả hay không duy trì cải tiến liên tục đều có thể làm giảm kết quả đánh giá.

Nếu doanh nghiệp chuẩn bị kỹ lưỡng, vận hành hệ thống đúng với thực tế và thường xuyên tự đánh giá, việc đạt chứng nhận ISO 45001 ngay từ lần đánh giá đầu tiên hoàn toàn khả thi. Quan trọng hơn, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một môi trường làm việc an toàn, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động trong dài hạn.

Dịch vụ đào tạo và chứng nhận ISO tại PQI

PQI đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý:

• Đào tạo nhận thức ISO.
• Đào tạo đánh giá viên nội bộ.
• Đánh giá chứng nhận.
• Đào tạo duy trì và cải tiến hệ thống.

Đội ngũ chuyên gia của PQI luôn hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận, mà còn vận hành hiệu quả hệ thống quản lý môi trường và tạo giá trị bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi, Tel/Zalo: 0906259389