ChatGPT đang thay đổi cách doanh nghiệp vận hành

Chỉ trong vài năm, ChatGPT và các công cụ AI đã trở thành trợ lý quen thuộc trong nhiều doanh nghiệp. Từ soạn thảo quy trình, viết báo cáo, phân tích dữ liệu, chăm sóc khách hàng đến hỗ trợ xây dựng tài liệu ISO, AI đang giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp áp dụng AI ngày càng rộng rãi, một câu hỏi mới bắt đầu xuất hiện:

“Nếu doanh nghiệp sử dụng ChatGPT thì khi đánh giá ISO, chuyên gia đánh giá sẽ hỏi những gì?”

Đây là mối quan tâm hoàn toàn chính đáng, bởi AI không còn là công cụ cá nhân mà đã trở thành một phần trong quá trình vận hành của doanh nghiệp.

ISO có cấm doanh nghiệp sử dụng ChatGPT không?

Câu trả lời là Không.

Hiện nay, các tiêu chuẩn như:

• ISO 9001
• ISO 14001
• ISO 45001
• ISO 22000
• ISO 27001

đều không cấm doanh nghiệp sử dụng AI.

Điều mà tiêu chuẩn quan tâm không phải là “có dùng AI hay không”, mà là:

• AI được sử dụng ở đâu?
• AI có được kiểm soát không?
• Kết quả do AI tạo ra có được xem xét trước khi sử dụng không?
• Doanh nghiệp đã nhận diện và kiểm soát các rủi ro phát sinh từ AI chưa?

Nói cách khác, AI là một công cụ, còn trách nhiệm vẫn thuộc về doanh nghiệp.

Đánh giá viên ISO sẽ hỏi gì khi doanh nghiệp sử dụng ChatGPT?

1. ChatGPT đang được sử dụng trong những hoạt động nào?

Đây thường là câu hỏi đầu tiên.

Ví dụ, ChatGPT có thể được sử dụng để:

• Soạn quy trình.
• Viết hướng dẫn công việc.
• Soạn email.
• Phân tích dữ liệu.
• Lập kế hoạch.
• Chuẩn bị báo cáo.
• Hỗ trợ trả lời khách hàng.
• Hỗ trợ xây dựng tài liệu ISO.

Đánh giá viên muốn hiểu AI đang tham gia vào quá trình nào của hệ thống quản lý.

Doanh nghiệp nên có danh mục hoặc mô tả rõ phạm vi sử dụng AI thay vì trả lời chung chung.

2. Ai chịu trách nhiệm về kết quả do AI tạo ra?

Đây là câu hỏi quan trọng nhất.

Ví dụ:

• ChatGPT viết quy trình.
• ChatGPT soạn báo cáo.
• ChatGPT phân tích dữ liệu.

Đánh giá viên sẽ hỏi:

“Ai là người xem xét và phê duyệt tài liệu này?”

Theo nguyên tắc của các hệ thống quản lý ISO, AI không thể chịu trách nhiệm pháp lý hoặc trách nhiệm quản lý.

Do đó, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Người kiểm tra.
• Người phê duyệt.
• Người chịu trách nhiệm cuối cùng.

3. Doanh nghiệp kiểm soát độ chính xác của ChatGPT như thế nào?

AI có thể tạo ra thông tin không chính xác hoặc lỗi thời.

Ví dụ:

• Trích dẫn sai điều khoản tiêu chuẩn.
• Đưa ra quy trình không phù hợp.
• Phân tích sai dữ liệu.
• Hiểu sai yêu cầu của khách hàng.

Đánh giá viên có thể hỏi:

“Doanh nghiệp kiểm tra nội dung do AI tạo ra bằng cách nào?”

Doanh nghiệp nên quy định:

• Kiểm tra chéo.
• Đối chiếu với tiêu chuẩn.
• Người có chuyên môn xem xét.
• Phê duyệt trước khi ban hành.

4. Doanh nghiệp có quy định về việc sử dụng AI không?

Ngày càng nhiều doanh nghiệp xây dựng Quy định sử dụng AI hoặc Chính sách sử dụng AI.

Nội dung có thể bao gồm:

• Những công việc được phép sử dụng AI.
• Những công việc không được sử dụng AI.
• Quy định bảo mật thông tin.
• Trách nhiệm của người sử dụng.
• Quy trình kiểm tra đầu ra của AI.

Đây là bằng chứng thể hiện doanh nghiệp đã chủ động kiểm soát rủi ro.

5. Có nhập dữ liệu bí mật của khách hàng lên ChatGPT không?

Đây là nội dung đặc biệt quan trọng đối với:

• ISO 27001
• IATF 16949
• ISO 13485
• ISO 22000
• Các doanh nghiệp có yêu cầu bảo mật cao

Đánh giá viên có thể hỏi:

• Có nhập bản vẽ khách hàng lên ChatGPT không?
• Có nhập thông tin cá nhân không?
• Có nhập dữ liệu tài chính không?
• Có nhập hợp đồng hoặc tài liệu mật không?

Nếu doanh nghiệp sử dụng AI, cần có quy định rõ về các loại dữ liệu không được phép nhập.

6. Doanh nghiệp đã đánh giá rủi ro của AI chưa?

AI mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng phát sinh những rủi ro mới như:

• Thông tin sai.
• Lộ dữ liệu.
• Thiên vị trong phân tích.
• Kết quả không nhất quán.
• Phụ thuộc quá mức vào AI.

Đánh giá viên sẽ quan tâm:

“Những rủi ro này đã được đưa vào hoạt động đánh giá rủi ro của doanh nghiệp hay chưa?”

Nếu doanh nghiệp đã cập nhật Sổ đăng ký rủi ro hoặc hồ sơ quản lý rủi ro để bổ sung các rủi ro liên quan đến AI, đây sẽ là một điểm cộng lớn.

7. Nhân viên đã được đào tạo sử dụng AI chưa?

Không phải ai cũng biết cách sử dụng AI đúng cách.

Đánh giá viên có thể yêu cầu xem:

• Hồ sơ đào tạo.
• Hướng dẫn sử dụng AI.
• Quy định bảo mật.
• Hướng dẫn kiểm tra kết quả do AI tạo ra.

Đào tạo không chỉ giúp khai thác hiệu quả AI mà còn giảm đáng kể các rủi ro về chất lượng và bảo mật.

8. Quyết định cuối cùng do AI hay con người đưa ra?

Một nguyên tắc rất quan trọng là:

AI hỗ trợ ra quyết định, nhưng con người chịu trách nhiệm ra quyết định.

Ví dụ:

• AI đề xuất đánh giá nhà cung cấp.
• AI phân tích khiếu nại.
• AI đề xuất hành động khắc phục.

Tuy nhiên, quyết định cuối cùng vẫn phải do người có thẩm quyền thực hiện.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị những gì trước khi đánh giá ISO?

Nếu doanh nghiệp đang sử dụng ChatGPT hoặc các công cụ AI khác, nên chuẩn bị:

• Danh mục các công cụ AI đang sử dụng.
• Quy định hoặc chính sách sử dụng AI.
• Đánh giá rủi ro liên quan đến AI.
• Quy định kiểm tra và phê duyệt kết quả do AI tạo ra.
• Hồ sơ đào tạo nhân viên.
• Quy định bảo mật dữ liệu khi sử dụng AI.
• Bằng chứng theo dõi hiệu quả và các sự cố liên quan đến AI.

Những tài liệu này sẽ giúp doanh nghiệp chứng minh rằng AI được sử dụng có kiểm soát, phù hợp với yêu cầu của hệ thống quản lý.

Xu hướng mới trong đánh giá ISO

Trong thời gian tới, AI sẽ xuất hiện ở hầu hết các phòng ban của doanh nghiệp, từ sản xuất, kinh doanh, nhân sự đến chất lượng.

Do đó, đánh giá viên ISO cũng sẽ dần mở rộng phạm vi đánh giá để xem xét cách doanh nghiệp quản lý việc sử dụng AI.

Doanh nghiệp chuẩn bị càng sớm thì càng dễ chứng minh năng lực quản trị, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý.

Thay vì lo ngại AI sẽ gây khó khăn cho hoạt động đánh giá, hãy coi đây là cơ hội để xây dựng một hệ thống quản lý hiện đại, minh bạch và thích ứng với sự phát triển của công nghệ.

Kết luận

ChatGPT và các công cụ AI đang tạo ra bước chuyển lớn trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, AI không làm thay trách nhiệm của tổ chức.

Điều mà đánh giá viên ISO quan tâm không phải là doanh nghiệp có sử dụng AI hay không, mà là AI có được quản lý, kiểm soát và sử dụng một cách phù hợp hay không.

Một doanh nghiệp có quy định rõ ràng, đào tạo đầy đủ, kiểm soát đầu ra của AI và đánh giá các rủi ro liên quan sẽ không chỉ đáp ứng tốt các cuộc đánh giá ISO mà còn xây dựng được nền tảng quản trị hiện đại, an toàn và bền vững trong kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo.

Dịch vụ đào tạo và chứng nhận ISO tại PQI

PQI đồng hành cùng doanh nghiệp trong toàn bộ quá trình triển khai hệ thống quản lý:

• Đào tạo nhận thức ISO.
• Đào tạo đánh giá viên nội bộ.
• Đánh giá chứng nhận.
• Đào tạo duy trì và cải tiến hệ thống.

Đội ngũ chuyên gia của PQI luôn hướng tới mục tiêu giúp doanh nghiệp không chỉ đạt chứng nhận, mà còn vận hành hiệu quả hệ thống quản lý môi trường và tạo giá trị bền vững.

Liên hệ ngay với chúng tôi, Tel/Zalo: 0906259389