Xem Lưu đồ Quy trình chứng nhận tại đây
1. HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ CHỨNG NHẬN LẦN ĐẦU
ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN 1 (STAGE 1 AUDIT)
Giai đoạn 1 – Đánh giá giai đoạn 1/ Stage 1 audit
Tùy thuộc vào lĩnh vực sản xuất và phạm vi đăng ký chứng nhận và Chương trình đánh giá đã thiết lập thì việc hoạch định đánh giá giai đoạn 1 có thể được yêu cầu tiến hành tại địa điểm sản xuất kinh doanh của khách hàng (khi đó phải lập kế hoạch gửi cho khách hàng).
Đánh giá giai đoạn 1 được thực hiện nhằm đánh giá hệ thống quản lý của khách hàng đã sẵn sàng cho cuộc đánh giá chính thức (chứng nhận) hay chưa.
Cụ thể:
– Đánh giá tài liệu về hệ thống quản lý lượng của khách hàng;
– Xác định rằng các quá trình và thủ tục được thiết lập, áp dụng và duy trì có hiệu lực, tạo cơ sở cho sự tin cậy trong hệ thống quản lý của khách hàng; xác định rằng khía cạnh này thỏa mãn tất cả các yêu cầu liên quan đến phạm vi chứng nhận dự kiến,
– Đánh giá địa điểm của khách hàng và các điều kiện cụ thể đồng thời thực hiện các cuộc thảo luận với cán bộ của khách hàng để xác định tính sẵn sàng cho đánh giá giai đoạn 2;
– Xem xét tình trạng của khách hàng đối với các yêu cầu liên quan của Tiêu chuẩn và các Quy định pháp lý liên quan, đặc biệt là về nhận biết các khía cạnh, quá trình, mục tiêu và hoạt động quan trọng của hệ thống kiểm soát chất lượng sản phẩm.
– Thu thập các thông tin cần thiết liên quan đến phạm vi của hệ thống quản lý, các quá trình và (các) địa điểm của khách hàng, cũng như các khía cạnh về luật định và chế định liên quan và sự tuân thủ (ví dụ khía cạnh chất lượng, môi trường, khía cạnh pháp lý của hoạt động của khách hàng, các rủi ro đi kèm, v.v…);
– Xem xét việc phân bổ nguồn lực để đánh giá giai đoạn 1 và thỏa thuận với khách hàng chi tiết về đánh giá giai đoạn 2;
– Thu nhận hiểu biết đầy đủ về hệ thống quản lý của khách hàng và các hoạt động tác nghiệp tại cơ sở trong bối cảnh tiêu chuẩn hoặc tài liệu quy định khác về hệ thống quản lý;
Chuyên gia đánh giá cần khẳng định:
- Hệ thống quản lý của khách hàng đã được thiết lập và duy trì?
- Hệ thống tài liệu, quy trình của khách hàng có phù hợp với yêu cầu của tiêu chuẩn áp dụng.
- Các điểm lưu ý khi tiến hành đánh giá chứng nhận;
- Việc tuân thủ các quy định của pháp luật liên quan tới các hoạt động của khách hàng?
ĐÁNH GIÁ GIAI ĐOẠN 2 (STAGE 2 AUDIT)
Mục đích của cuộc đánh giá chứng nhận là xem xét, đánh giá việc thi hành, tính hiệu lực của hệ thống quản lý của khách hàng; bao gồm ít nhất các yêu tố sau đây:
- Thông tin và bằng chứng về sự phù hợp đối với tất cả các yêu cầu trong việc áp dụng tiêu chuẩn hệ thống quản lý và các tài liệu có tính quy chuẩn khác;
- Tiến hành việc giám sát, đo lường các mục tiêu chất lượng chính;
- Việc tuân thủ hệ thống quản lý và các yếu tố luật định của khách hàng;
- Trách nhiệm của lãnh đạo đối với các chính sách chất lượng của doanh nghiệp;
- Hiệu lực của các cuộc đánh giá nội bộ;
- Có bằng chứng về việc xem xét hệ thống quản lý của lãnh đạo
- Có bằng chứng khách quan về tính hiệu lực của việc thực hiện các quy trình.
Trưởng đoàn đánh giá xác định mối tương quan giữa các yêu cầu tiêu chuẩn với cơ cấu tổ chức của khách hàng. Việc đánh giá có thể thông qua phỏng vấn/quan sát nhân viên ở tất cả các cấp của doanh nghiệp
Trong quá trình đánh giá, Chuyên gia đánh giá sử dụng checklist đánh giá QT05.F09 để ghi lại tất cả các đánh giá của mình, có thể ghi lại tên những người phỏng vấn làm bằng chứng của cuộc đánh giá nếu cần thiết. Cách thức ghi chép để thể hiện bằng chứng đánh giá tại hiện trường trong tình trạng hoạt động để kiểm soát toàn bộ quá trình sản xuất, tại tất cả các quá trình đã lập kế hoạch (dựa trên lĩnh vực mà khách hàng đăng ký chứng nhận), theo các yêu cầu (điều khoản) của chuẩn mực đánh giá.
Chuyên gia đánh giá ghi lại các điểm không phù hợp được phát hiện trong quá trình đánh giá; Tổng hợp tại cuộc trao đổi nội bộ đoàn đánh giá và đưa ra kết quả đánh giá gồm các phát hiện không phù hợp và các khuyến cáo điền vào biểu mẫu QT05.F04; Những điểm không phù hợp phải được đem ra thảo luận với khách hàng nhằm đảm bảo sự chính xác của các bằng chứng và điểm không phù hợp được khách hàng thấu hiểu. Tuy nhiên, chuyên gia đánh giá không được phép gợi ý nguyên nhân của sự không phù hợp cũng như đưa ra giải pháp. Trưởng đoàn đánh giá phải cố gắng giải quyết những bất đồng ý kiến giữa trong đoàn đánh giá và khách hàng liên quan tới bằng chứng đánh giá hoặc các phát hiện, sau đó những nội dung không thể thống nhất sẽ được ghi lại.
Phát hiện đánh giá được chia thành 4 loại: Phù hợp; khuyến cáo (Obs); không phù hợp nhẹ (minor-NC) và không phù hợp nặng (major-NC).
2. HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ GIÁM SÁT
- Theo dõi việc duy trì giám sát
– Đánh giá giám sát phải được thực hiện ít nhất một lần một năm theo lịch, trừ những năm tái chứng nhận. Ngày Đánh giá giám sát đầu tiên sau chứng nhận lần đầu không quá 12 tháng tính từ ngày quyết định chứng nhận.
Lưu ý: Có thể cần điều chỉnh tần suất đánh giá giám sát để thích hợp với các yếu tố như mùa hoặc chứng nhận hệ thống quản lý trong khoảng thời gian giới hạn (ví dụ địa điểm xây dựng tạm thời).
Khi khách hàng làm việc theo ca, các hoạt động diễn ra trong ca làm việc phải được xem xét khi xây dựng chương trình và kế hoạch đánh giá.
- Trì hoãn đánh giá giám sát
Trong trường hợp khách hàng đưa ra đề nghị trì hoãn đánh giá giám sát và kèm các bằng chứng chứng minh và đảm bảo hệ thống quản lý vẫn được đang được duy trì theo yêu cầu của Tiêu chuẩn thì PQI Việt Nam sẽ xem xét đề nghị trì hoãn của khách hàng và trả lời bằng văn bản hoặc email tới khách hàng về việc chấp nhận trì hoãn không quá 60 ngày so với ngày quy định đánh giám sát
- Thủ tục đánh giá giám sát
– Trưởng đoàn đánh giá được chỉ định thực hiện việc tham khảo Chương trình đánh giá đánh giá lần trước để lên kế hoạch đánh giá giám sát. Đánh giá giám sát không có giai đoạn đánh giá sơ bộ, Chuyên gia đánh giá tiến hành đánh giá tại cơ sở, các bước tiến hành tương tự như đánh giá chứng nhận.
– Phạm vi đánh giá giám sát không nhất thiết đánh giá toàn bộ hệ thống mà có thể chỉ tập trung vào một số bộ phận, quy trình mà chuyên gia đánh giá trưởng đoàn nhận định cần tìm bằng chứng của sự phù hợp nhưng vẫn phải bao trùm đầy đủ các lĩnh vực theo phạm vi chứng nhận, và phải đảm bảo trong 2 năm đánh giá giám sát tất cả các bộ phận và quy trình phải được đánh giá ít nhất 1 lần.
– Đánh giá giám sát bao gồm các nội dung: xem xét việc thực hiện các hành động khắc phục đối với lần đánh giá trước; xem xét những thay đổi liên quan đến khách hàng và hệ thống quản lý của khách hàng; quá trình vận hành hệ thống, tính hiệu lực của hệ thống đối với việc đạt được các mục tiêu của khách hàng, việc sử dụng các dấu hiệu chứng nhận của PQI Việt Nam, …
3. HOẠT ĐỘNG ĐÁNH GIÁ TÁI CHỨNG NHẬN
– Đánh giá tái chứng nhận được lên kế hoạch phù hợp với việc gia hạn hiệu lực của chứng chỉ, và là cuộc đánh giá được tiến hành trước khi hết hiệu lực của chu kỳ chứng nhận.
– Các hoạt động đánh giá tái chứng nhận, không cần có cuộc đánh giá giai đoạn 1, trừ trường hợp có sự thay đổi đáng kể đối với hệ thống quản lý, khách hàng hoặc bối cảnh mà hệ thống quản lý đang vận hành.
– Cuộc đánh giá tái chứng nhận được hoạch định và tiến hành để xem xét đánh giá sự đáp ứng liên tục tất cả các yêu cầu liên quan đến tiêu chuẩn và phải được tiến hành trước khi chứng chỉ hết hiệu lực ít nhất 01 tháng.
– Sau khi hết hạn chứng nhận, PQI Việt Nam có thể khôi phục chứng nhận trong vòng 06 tháng với điều kiện hoạt động tái chứng nhận đã hoàn thành. Ngày hiệu lực của giấy chứng nhận phải đúng hoặc sau ngày quyết định tái chứng nhận và ngày hết hạn phải dựa trên chu kỳ chứng nhận trước đó.
4. ĐÁNH GIÁ BỔ SUNG
– Khi PQI Việt Nam cần xem xét đánh giá hiệu lực các hành động khắc phục hoặc cần có các hành động tiếp theo khi bị đình chỉ hiệu lực chứng chỉ, hoặc cần đánh giá bổ sung cho cuộc đánh giá trước thì PQI Việt Nam phải tiến hành một cuộc đánh giá bổ sung và phải thông báo cho khách hàng.
– Trình tự, thủ tục đánh giá bổ sung tương tự đánh giá giám sát
5. ĐÁNH GIÁ MỞ RỘNG/ THU HẸP/ NÂNG CẤP
Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá mở rộng/ thu hẹp/ nâng cấp tiêu chuẩn áp dụng thì phải ký kết một hợp đồng phụ và gửi bản Đăng ký chứng nhận cho PQI Việt Nam. PQI thực hiện việc xem xét đăng ký và xác định hoạt động đánh giá nào cần thực hiện để quyết định có cho phép mở rộng chứng nhận hay không
Để thay đổi phạm vi đánh giá/nâng cấp, theo thỏa thuận, có thể tiến hành cùng với đánh giá giám sát hoặc tiến hành đánh giá riêng biệt.
Khi cần thực hiện đánh giá cho trường hợp thay đổi địa chỉ, dự định sẽ tiến hành đánh giá lại doanh nghiệp bao gồm tất cả các điều khoản của tiêu chuẩn tham chiếu có thể bị ảnh hưởng bởi việc thay đổi địa chỉ.
Trong trường hợp quá 3 tháng mà chưa nhận được báo cáo (bằng chứng) khắc phục của khách hàng, thì một cuộc đánh giá tiếp theo bao gồm toàn bộ hệ thống của doanh nghiệp được thực hiện.
6. ĐÁNH GIÁ ĐỘT XUẤT
– Khi có yêu cầu của cơ quan quản lý, hoặc PQI Việt Nam cần điều tra về khiếu nại, đánh giá các thay đổi hoặc giám sát khách hàng bị đình chỉ thì PQI Việt Nam phải tiến hành một cuộc đánh giá đột xuất khách hàng.
– Trình tự, thủ tục đánh giá đột xuất tương tự đánh giá giám sát
7. ĐÁNH GIÁ CHUYỂN ĐỔI TỔ CHỨC CHỨNG NHẬN
– Đánh giá chuyển đổi là việc PQI Việt Nam đánh giá, cấp chứng chỉ cho khách hàng mà khách hàng đó đã có chứng chỉ của tổ chức chứng nhận được PQI Việt Nam thừa nhận. Điều kiện để được đánh giá chuyển đổi là chứng chỉ phải còn hiệu lực ít nhất 06 tháng trước khi hết chu kỳ chứng nhận. Hiệu lực của chứng chỉ do PQI Việt Nam cấp bằng thời gian hiệu lực còn lại mà tổ chức chứng nhận được PQI Việt Nam thừa nhận cấp cho khách hàng
– Khi khách hàng có nhu cầu đánh giá chuyển đổi, Phòng Sale tiến hành đàm phán ký hợp đồng giám sát theo hình thức: Số lần đánh giá giám sát bằng số lần đánh giá giám sát mà tổ chức chứng nhận cấp chứng chỉ đã thỏa thuận trừ đi số lần đánh giá giám sát mà tổ chức đó đã thực hiện.
– Khách hàng làm văn bản đề nghị sử dụng dịch vụ đánh giá của PQI Việt Nam và tài liệu bổ sung theo mẫu Đăng ký chứng nhận tương ứng
– Trình tự, thủ tục đánh giá chuyển đổi tương tự đánh giá giám sát
